Als die Hausverwaltung eines Ulmer Bürohauses im Frühjahr den Dienstleister wechselte, stand ein Problem im Raum: 1.800 Quadratmeter, drei Etagen und 62 Mitarbeitende, aber kein fester Ansprechpartner für die Reinigung. Die Ursache lag nicht an fehlender Leistung, sondern an unklaren Übergaben: Schlüsselpläne waren veraltet, Reinigungszeiten doppelt vergeben, Beschwerden liefen über drei Stellen. Die Lösung hieß Martin – ein Name, der in der Ulmer Gebäudereinigung für feste Zuständigkeit steht. Dort übernimmt martin als benannter Kontakt die Koordination, bevor die erste Reinigungskraft den Besen schwingt.
Schritt 1: Objekt und Zeiten gemeinsam begehen
Beim Rundgang werden 14 Räume, zwei Sanitärbereiche und ein Serverraum erfasst; der Serverraum darf nur zwischen 6 und 7 Uhr gereinigt werden. Ohne diese Begehung entstehen Konflikte, weil Reinigungsfenster und Meetingzeiten kollidieren. Martin notiert deshalb nicht nur Flächen, sondern auch Sperrzeiten, Steckdosen für Staubsauger und Stellen, an denen Kabel liegen. Das Ergebnis ist ein einseitiger Begehungsplan, den beide Seiten unterschreiben.
Schritt 2: Schlüssel und Zugänge lückenlos dokumentieren
Ein verlorener Generalschlüssel kostet in Ulm schnell mehrere hundert Euro und blockiert den Betrieb. Die Ursache sind oft improvisierte Übergaben: Ein Schlüssel wandert von der Reinigungskraft zur Vertretung, ohne Eintrag. Martin legt eine Liste mit 27 Schlüsseln an, vergibt Nummern und bestimmt pro Etage eine verantwortliche Person. Jede Ausgabe und Rückgabe wird mit Datum und Uhrzeit quittiert; der Zugang zum Archiv bleibt strikt auf zwei Personen begrenzt.
Schritt 3: Leistungsverzeichnis auf den Alltag kürzen
Viele Verträge scheitern an 48 Einzelpositionen, von denen 17 täglich, aber nur fünf wöchentlich nötig sind. Das führt zu Hektik am Morgen und zu Beschwerden am Nachmittag. Martin streicht keine Leistung, sondern sortiert sie nach Frequenz: Täglich sind Empfang, Sanitärbereiche und Küche dran; Teppichflecken und Glasflächen folgen nach festem Plan. So bleibt das Team im Takt, und die Hausverwaltung erkennt an einer Tabelle, was wann erledigt wird.
Schritt 4: Testreinigung mit echter Rückmeldung
Nach 48 Stunden prüft Martin mit der Hausverwaltung drei Dinge: Sind die vereinbarten Zeiten eingehalten? Liegen Beschwerden vor? Sind Verbrauchsmittel wie Papierhandtücher aufgefüllt? Eine Testreinigung ohne diese Rückmeldung ist nur eine Show. Die Lösung ist ein kurzes Protokoll mit drei Fragen, das die Empfangsmitarbeiterin ausfüllt; daraus entstehen konkrete Nachbesserungen statt allgemeiner Kritik.
Schritt 5: Einen festen Kommunikationsweg festlegen
Zwei Telefonnummern, drei E-Mail-Adressen und ein Gruppenchat klingen praktisch, erzeugen aber doppelte Aufträge. Die Ursache ist fehlende Zuständigkeit. Martin richtet deshalb eine Nummer für Störungen, eine Adresse für Rechnungen und eine Eskalation für den Notfall ein. Wer eine volle Mülltonne meldet, bekommt innerhalb von vier Stunden eine Rückmeldung; Notfälle wie Wasser auf dem Flur laufen direkt über das feste Handy. Diese klare Trennung spart Wege und macht die Zusammenarbeit prüfbar.